Souhlas

Zásady ochrany a zpracování osobních údajů

Obecná ustanovení

Na ochranu a zpracování osobních údajů klademe velký důraz. Tyto Zásady ochrany a zpracování osobních údajů Vás informují o tom, jak naše společnost získává, uchovává a dále zpracovává Vaše osobní údaje, a to v souvislosti s objednávkami a dodávkami našeho zboží a služeb. Dále Vás informujeme o tom, jak s vašimi osobními údaji nakládáme a chráníme je. S osobními údaji nakládáme v souladu s platnou legislativou.

Účelem těchto Zásad ochrany a zpracování osobních údajů je informovat vás o tom, jak shromažďujeme a zpracováváme vaše osobní údaje.

Doporučujeme vám pečlivě se seznámit s těmito Zásadami ochrany osobních údajů.

Zásada zákonnosti – kdy mám právo zpracovávat OÚ
Zásada korektnosti a transparentnosti – informuji, co dělám
Zásada účelového omezení – zpracovávám OÚ pouze za určitým účelem
Zásada minimalizace údajů – zpracovávám pouze údaje, které potřebuji „need to know“ princip
Zásada přesnosti – zpracovávám aktuální a přesné údaje
Zásada omezení uložení - údaje zpracovávám jen po nezbytnou dobu
Zásada integrity a důvěrnosti – údaje musím chránit

Využíváním služeb a poskytnutím vašich osobních údajů potvrzujete, že jste byli informováni o našem využívání vašich osobních údajů, jak je uvedeno v těchto Zásadách ochrany osobních údajů.

Za osobní údaje se přitom považují veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické nebo právnické osobě (také nazývané „subjekt údajů“); identifikovatelnou fyzickou a právnickou osobou je osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této osoby.

Správce osobních údajů

Aktuální kontaktní údaje naleznete na www.accom.cz (záložka kontakt).

S Vašimi dotazy, žádostmi se můžete na naši společnost obracet následujícími způsoby:
Poštou: Accom Holding s.r.o., Na Pláni 41, Praha 5, 150 00.
E-mailem: gdpr@accom.cz
Telefonicky: 603 410 802

Účel, způsob a doba zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme několika různými způsoby a pro odpovídající účely:

1.1 Nákup zboží a služeb

1.1.1 Abychom mohli zpracovat vaše objednávky a doručit vám objednané zboží a služby, potřebujeme znát a dále zpracovávat vaše osobní údaje. Osobní údaje zpracováváme zejména za účelem uzavření kupní smlouvy a právním základem takového zpracování je tedy plnění smlouvy, případně náš oprávněný zájem. Osobní údaje od vás získáváme z různých zdrojů, například za účelem uzavření rámcové či jiné smlouvy na nákup zboží nebo služeb; při využívání našich služeb a objednávkách zboží (prostřednictvím obchodního zástupce, callcentra, či jakýmkoliv jiným způsobem, který Vám umožňujeme zaslat objednávky zboží);

1.1.2 Rozsah zpracovávaných údajů. Zpracováváme pouze osobní údaje, které od vás získáváme prostřednictvím výše uvedených zdrojů. Jedná se tak zejména o následující údaje: jméno a příjmení, datum narození, adresa zaměstnance přebírajícího zboží, e-mail, telefonní číslo, IČO, DIČ, sídlo a případně provozovna odběratele, případně pak identifikace vašeho zaměstnavatele a vaše pracovní pozice; údaje o objednaném zboží, provedených objednávkách, zaplacených částkách, provedených platbách apod.

1.1.3 Účel a doba zpracování. Vaše osobní údaje zpracováváme především za účelem poskytování zboží a služeb, zpracování objednávek a doručení objednaného zboží. Některé údaje, které o vás máme k dispozici, zpracováváme i po vyřízení objednávky či ukončení smlouvy.

Osobní údaje zpracováváme při poskytování zboží a služeb odběratelům, plnění kupních smluv a zajištění dodávek objednaného zboží a dále pro příjem a případné upomínky plateb za dodané zboží a služby a také pro případné reklamace zboží. Údaje uchováváme po dobu trvání smluvního stavu s odběratelem. Pro tyto účely vaše osobní údaje zpracováváme na základě právního základu plnění smlouvy a/nebo našeho oprávněného zájmu (zejména v případě, kdy s námi jednáte jako zaměstnanec odběratele a nemáme s vámi z tohoto důvodu žádný smluvní vztah). Osobní údaje budeme uchovávat po dobu nezbytnou pro zpracování vaší objednávky a naplnění kupní smlouvy, popř. po dobu trvání smluvního vztahu (např. v případě rámcové smlouvy); osobní údaje týkající se vaší platební historie mohou být využívané k profilování a automatickému vyhodnocování. Využití tohoto automatizovaného zpracování je nezbytnou součástí plnění smluvního vztahu mezi námi a odběratelem. V některých případech, pokud bude platební historie vyhodnocena jako ne zcela vyhovující, může dojít ke změně vaší přednastavené platební metody. V takovém případě vám budeme zboží dodávat pouze za hotovostní platby. Konečné rozhodnutí o platební morálce a zvolené platební metodě provádí vždy váš přidělený obchodní zástupce a nedochází k němu tedy k automatizovaného rozhodování bez lidského zásahu; některé osobní údaje mohou být uvedeny na účetních dokladech (tedy zejména fakturách, účtenkách a dodacích listech). Zákony (např. zákon o účetnictví či zákon o DPH) nám ukládají tyto doklady uchovávat, po dobu 10 let. Pokud nám tedy vzniká zákonná povinnost tyto doklady archivovat, ukládáme spolu s nimi i vaše osobní údaje uvedené na příslušném daňovém dokladu; v případě, že byste se opozdili s platbou, nesplnili svůj závazek, platbu bychom od vás vůbec neobdrželi, případně nám z vaší strany vznikla jiná škoda či újma, můžeme rovněž osobní údaje zpracovávat na základě oprávněného zájmu spočívajícím ve vymáhání našich pohledávek a/nebo určení, ochraně a výkonu právních nároků společnosti. Vaše osobní údaje můžeme za tímto účelem uchovávat po dobu promlčecí lhůty.

1.2 Marketingová komunikace

1.2.1 V případě, že nám udělíte souhlas, budeme vaše osobní údaje využívat pro zasílání novinek o našich výrobcích, zboží, akčních cenách a novinkách a jiná obchodní sdělení související s produkty společnosti.

Potvrzením toho, že chcete dostávat marketingová sdělení, souhlasíte s tím, že vaše osobní údaje můžeme zpracovávat a třídit je dle jednotlivých kategorií pro účely nabízení obchodu, služeb nebo produktů a služeb jiných subjektů, pro služby s přidanou hodnotou, pro marketingové a obchodní účely společnosti či některé z jejích dceřiných společností a rovněž také pro nabídku našich produktů prostřednictvím telemarketingu. V případě, že nám udělíte souhlas, budeme vaše osobní údaje o adrese využívat při službě zasílání pohlednic s přáním k svátku či Vánocům (viz registrovaní uživatelé na www.bobik.cz) a dále k zasílání případné náhrady/kompenzace jako náhradu omluvu za možné reklamace kvality výrobků či případně služeb.

Svůj souhlas můžete kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu působí pouze do budoucna a není tedy dotčena zákonnost předchozího zpracování založeného na tomto souhlasu (před jeho odvoláním).

1.2.2 Rozsah zpracovávaných údajů. Abychom vám mohli zasílat novinky, využíváme vaše následující osobní údaje:

jméno a příjmení, e-mail a telefonní číslo.

1.2.3 Účel a doba zpracování. Účelem zpracování vašich osobních údajů je zasílání marketingových nabídek a jiných obchodních sdělení, a to na základě vámi uděleného souhlasu. Údaje uchováváme po dobu trvání uděleného souhlasu.

1.3 Zpracování fotografií a videozáznamů

1.3.1 V případě, že nám k takovému zpracování udělíte souhlas, budeme zpracovávat fotografie a videozáznamy, případně další údaje v tomto souhlasu vymezené, a to za účely blíže vymezenými v uděleném souhlasu s jejich pořízením a zpracováním. Svůj souhlas můžete kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu působí pouze do budoucna a není tedy dotčena zákonnost předchozího zpracování založeného na tomto souhlasu (před jeho odvoláním).

1.3.2 Rozsah zpracovávaných údajů. Při zpracování fotografií a videozáznamů využíváme vaše následující osobní údaje:

fotografie a/nebo videozáznamy zachycující vaši osobu, případně i spolu s uvedením vašeho jména, příjmení a pracovní pozice.

1.3.3 Účel a doba zpracování. Zpracování vašich osobních údajů probíhá za účelem marketingu. Údaje uchováváme po dobu trvání uděleného souhlasu, tedy po dobu 5 let.

1.4. Ostatní

Shromažďujeme i nezbytné informace a údaje o vstupech do areálu naší společnosti – kniha návštěv a evidence průjezdů na vrátnici. Další údaje, jejichž zpracování naší společnosti ukládá právní předpis České republiky nebo Evropské unie – např.: informace o zdravotní způsobilosti návštěvníků výroby.

1.5 Cookies

Při používání našich internetových stránek může docházet ke zpracování vašich osobních údajů prostřednictví cookies.

2. Sdílení a předávání osobních údajů (příjemci osobních údajů)

2.1 Příjemci osobních údajů

Osobní údaje, které shromažďujeme výše popsanými způsoby, můžeme sdílet se třetími stranami, které zajišťují některé služby související se zajištěním prodeje našeho zboží a služeb, jeho doručování, vyřizování objednávek, administrativní podporou či využívání softwarových prostředků. Tyto osoby jsou tak v postavení zpracovatelů osobních údajů. Vaše osobní údaje tak můžeme sdílet zejména:

S našimi dceřinými či sesterskými společnostmi ze skupiny Accom Holding s.r.o. (jejichž seznam naleznete zde www.accom.cz), a to zejména za účelem administrativní podpory při prodeji zboží a služeb, sdílení některých služeb (např. callcentra) a/nebo pro zajištění fakturace.

S našimi obchodními zástupci a řidiči, kteří s vámi mohou komunikovat za účelem plnění smluvních povinností mezi naší společností a odběratelem, včetně zajištění objednávek a doručení objednaného zboží.

S dodavateli našich IT systémů, kteří mohou mít v určitých případech přístup k vašim osobním údajům.

Se strážní službou zabezpečující naše areály.

S externími právními zástupci, pokud je to nezbytné pro vymáhání pohledávek nebo pro ochranu našich oprávněných zájmů.

Se státními orgány, respektive další subjekty v případech, kdy to naší společnosti ukládá právní předpis (například orgány státní správy, orgány dohledu, orgány činné v trestním řízení, soudy, exekutoři, notáři, insolvenční správci).

2.2 Záruky

Se zpracovateli osobních údajů dle předešlého odstavce jsme uzavřeli smlouvy, které zaručují nejméně stejnou úroveň ochrany vašich osobních údajů jako tyto Zásady ochrany a zpracování osobních údajů.

2.3 Povinnost předávat osobní údaje

Pokud údaje zpracováváme na základě Vašeho souhlasu, pak je předání Vašich osobních údajů zcela dobrovolné.
Pokud údaje zpracováváme v souvislosti se smlouvou, kterou jste s námi uzavřeli, nebo se službou, kterou Vám poskytujeme, můžete se dobrovolně rozhodnout, zda smlouvu uzavřete nebo službu budete čerpat anebo nikoliv. Pokud k uzavření smlouvy nebo k čerpání služby došlo, pak jste povinni předat nám informace nezbytné k plnění smlouvy či čerpání služby. Bez těchto informací Vám nemůžeme službu nebo jiné plnění poskytnout.
Pokud je důvodem shromáždění a dalšího zpracování Vašich osobních údajů plnění právních povinností nebo ochrana našich oprávněných zájmů, pak jste povinni nám Vaše osobní údaje poskytnout. Vždy žádáme jen údaje potřebné pro splnění vymezeného účelu.

2.4. Zpracování osobních údajů

Naše společnost bude osobní údaje zpracovávat zejména ve svých počítačových systémech a počítačových systémech zpracovatelů (např. v našem CRM systému, v rámci aplikace Outlook, pokud jde o e-maily, v našem účetním systému, pokud jde o údaje nutné pro fakturaci apod.). Písemnosti bude naše společnost ukládat ve své kartotéce.

3. Zabezpečení dat a doba uložení

Zavedli jsme a udržujeme nezbytná přiměřená technická a organizační opatření, vnitřní kontroly a procesy bezpečnosti informací v souladu s nejlepší obchodní praxí odpovídající možnému hrozícímu riziku pro vás jako subjekt údajů. Zároveň zohledňujeme stav technologického vývoje s cílem chránit vaše osobní údaje před náhodnou ztrátou, zničením, změnami, neoprávněným zveřejněním nebo přístupem. Tato opatření mohou mimo jiné zahrnovat zejména přijetí přiměřených kroků k zajištění odpovědnosti zaměstnanců, kteří mají přístup k vašim údajům, školení zaměstnanců, pravidelné zálohování, postupy pro obnovu dat a řízení incidentů, softwarová ochrana zařízení, na kterých jsou uložena osobní data atd.

3.1 Doba uložení Vašich osobních údajů

Naše společnost nemůže Vaše údaje zpracovávat po libovolně dlouhou dobu, ale doba zpracování je omezená na období, kdy Vaše údaje skutečně potřebujeme. Délku tohoto období se snažíme omezit tak, aby řádně zohledňovala jak Vaše, tak naše zájmy. V některých případech nelze určit potřebnou dobu zpracování konkrétním časovým úsekem, nebo z bezpečnostních důvodů není vhodné přesnou délku této doby sdělovat, níže proto alespoň uvádíme některá kritéria, podle nichž se při určení délky zpracování Vašich údajů rozhodujeme.
Vaše osobní údaje zpracováváme po dobu nezbytnou a po dobu pro splnění účelu.

3.2 Právo vznést námitku

Pokud osobní údaje zpracováváme pro účely oprávněných zájmů naší společnosti nebo třetí strany, máte právo vznést proti takovému zpracování námitku, a to v případech, kdy to odůvodňuje Vaše konkrétní situace – tedy v případě, kdy samotné zpracování je přípustné, ale na Vaší straně existují konkrétní důvody, proč přesto nechcete, aby zpracování probíhalo.
Naše společnost bude muset přezkoumat prováděné zpracování. Takové osobní údaje dále zpracovávat, pokud nebudou dány závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převáží nad Vašim zájmem na ochranu soukromí či jinými zájmy, právy a svobodami, nebo pokud nebude zpracování prováděno pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků naší společnosti.
Pokud osobní údaje zpracováváme pro účely přímého marketingu, můžete kdykoliv vznést námitku proti takovému zpracování osobních údajů. Toto právo můžete uplatnit i prostřednictvím technických nástrojů (odhlášení od odběru obchodních sdělení). Naše společnost poté Vaše osobní údaje pro účely přímého marketingu zpracovávat nebude. Námitku můžete, stejně jako svá další práva, uplatnit na níže uvedených kontaktech. Vždy, prosíme, uveďte konkrétní situaci, která Vás vede k závěru, že by naše společnost neměla údaje o Vás zpracovávat.
Možnost vznést námitku se však nevztahuje na všechny případy zpracování, není ji možné využít v případě, kdy zpracováváme Vaše údaje na základě jiného právního titulu než nezbytnosti pro oprávněný účel – např. z důvodu nezbytnosti pro plnění smlouvy či plnění zákonných povinností.

Tento dokument je průběžně aktualizován a doplňován.